Esihenkilö on muutoksessa roolimalli

Esihenkilö voi  kokea roolinsa ja tehtävänsä muutosprosesseissa epäselvänä. Näin voi käydä ylempää organisaatiosta tulevissa tai poliittisten päätösten määrittelemissä rakenteellisissa muutoksissa, joissa yksittäisen esihenkilön mahdollisuus vaikuttaa muutoksen linjauksiin tai jopa toteutukseen voi olla vähäistä. Esihenkilön ainoaksi tehtäväksi voi jäädä viestien välittäminen henkilöstölle.

Esihenkilöllä on  kuitenkin muutosprosesseissa kaksi merkittävää tehtävää. Hän johtaa työn jatkuvuutta arjessa ja vie muutosta käytäntöön yhdessä henkilöstön kanssa.

Esihenkilön tarpeellisuus korostuu, kun muutetaan työprosesseja ja toimintamalleja tai kun muutos herättää epävarmuutta. Tällöin normaalit toimintamallit ja prosessit eivät enää tue työn tekemistä. Jopa hyvinkin autonomisesti toimivat työyhteisöt voivat turvautua enemmän esihenkilön näkemyksiin. Työntekijät voivat hakea varmistusta pienille asioille, vaikka he ovat aiemmin pystyneet ratkomaan asioita itse.

Kun muutoksen kokonaiskuva, syyt ja perusteet eivät ole selkeitä, yksityiskohdista tulee liian tärkeitä kaikille työyhteisön osapuolille. Tällaisissa tilanteissa kaivataan keskustelua siitä, mitkä asiat muuttuvat ja mistä syystä, ja mitkä asiat pysyvät ennallaan.

Esihenkilön ainoaksi tehtäväksi voi jäädä viestien välittäminen henkilöstölle.

Vaikka esihenkilöllä ei ole sananvaltaa muutoksen isoihin linjauksiin, hän on keskeisessä asemassa siinä, miten muutokset toteutuvat arjessa. Tämähän on esihenkilön tehtävä. Asemansa puolesta hän on osa virallista organisaatiota. Ottaessaan esihenkilön tehtävän vastaan hän hyväksyy asemaan liittyvän vastuun ja lojaalisuuden. Tämä jo itsessään antaa esihenkilölle mandaatin viedä muutoksia eteenpäin.

Mikään muutos ei juurru organisaatioon, ellei esihenkilö toimi esimerkkinä, miten uudistetussa organisaatiossa toimitaan. Esihenkilö on aina myös roolimalli, jonka toimintaa seurataan. Esihenkilön kannanotot muutoksesta välittyvät herkästi eteenpäin.

Henkilöstön tukeminen, osallisuuden luominen ja tunneilmapiirin johtaminen ovat esihenkilön keskeisiä tehtäviä muutosprosesseissa. Esihenkilö voi toimia myös tulkkina tai valmentajana, kun työyhteisössä keskustellaan siitä, mitä strategiset tavoitteet tarkoittavat  ja miten ne vaikuttavat työtehtäviin.

Organisaatio muuttuu jatkuvasti, ei vain suunniteltujen muutosten kautta vaan myös suunnittelematta. Esimerkiksi pandemian kaltaiset ulkoiset voimat sysäävät erilaisia muutoksia vauhtiin. Toisaalta työyhteisöissä voi tapahtua hitaita, lähes huomaamattomia muutoksia vaikkapa henkilövaihdosten tai johtamattomien työkulttuurien myötä.  Aina kun on kyse ihmisten johtamisesta, on valittava, johdetaanko muutosta vai annetaanko muutoksen tapahtua.