Työ tuottaa Järvenpään kaupungilla tulosta paikasta riippumatta

Kati Toikka kiittelee työkavereitaan yhteistyöstä ja yhdessä kehittymisestä. Kuvassa vasemmalta työhyvinvointi- ja työsuojelupäällikkö Susanna Puustinen, Kati Toikka ja HR-kehittämisasiantuntija Elisa Majanen.

Järvenpään kaupungin tietotyön tiimit siirtyivät täysipäiväiseen hybridityöhön lokakuussa 2021 – tarkalleen samana päivänä, kun koronapandemiasta johtunut kansallinen etätyösuositus loppui. Etätöihin oli jo totuttu, ja hybridityöhön sopivia parhaita käytäntöjä kehitetty. Toisin kuin pandemia-aikana, Järvenpäässä kukaan ei voi enää työskennellä pelkästään etäyhteydellä. Johto suosittelee, että kaikki tiimit tapaavat säännöllisesti kasvokkain.

Järvenpäässä ei ole linjattu ylhäältä päin kaikille pakollisia toimistopäiviä. Sen sijaan henkilökunta noudattaa yhdessä sovittuja periaatteita, joiden mukaan työtä tehdään etänä tai toimistolla. Hybridityö koskee tietotyön tiimejä.

– Tiimit tuntevat työnsä sisällön parhaiten ja tietävät, milloin on tarkoituksenmukaista työskennellä paikan päällä ja milloin ei, Järvenpään kaupungin johtava HR-asiantuntija Kati Toikka sanoo.

Työtilat mukailevat hybridityötä

Kaupunki käynnisti pandemia-aikana työympäristön kehittämishankehankkeen, jossa henkilökunnan työtilat muutettiin vastaamaan hybridityön edellytyksiä. Nyt Järvenpään Bulevardikorttelin kaksi ylintä kerrosta on kaupungin toimisto- ja kokouskäytössä, kolmannessa on yhteisiä tiloja koko rakennuksen väelle.

Nimettyjä työpisteitä tai johdon kulmahuoneita ei enää ole. Sen sijaan erilaiselle työlle on omat alueensa. Tilat tukevat hiljaista, mutta myös äänekkäämpää työtä. Niin yksin työskentely kuin yhdessä ideointikin on otettu huomioon.

Satama-työskentelykahvilassa voi tehdä töitä mutta myös viettää aikaa. Siellä järjestetään matalalla kynnyksellä yhteisiä tilaisuuksia ja vapaamuotoisia kokoontumisia.

– Hybridityöhön sopivan toimiston suunnittelu vaatii teknisen osaamisen lisäksi ymmärrystä ihmisistä, Kati Toikka kertoo.

HR oli mukana tilojen suunnittelussa sisustusarkkitehtien ja työympäristökehittäjien rinnalla.

Läsnätyössä aikaa kohtaamisille

Johtavavana HR-asiantuntija Kati Toikka on kantava voima koko Järvenpään kaupungin hybridimalliin siirtymisessä. Lisäksi hän on yksi Järvenpään kaupungin kahdestasadasta tieto- ja toimistotyötä tekevästä asiantuntijasta, jotka tekevät täyttä hybridityötä.

Toikka suunnittelee omat työviikkonsa niin, että toimistolla ollessaan hänellä on aikaa kohtaamisille. Läsnäpäivinä kalenteri ei ole täynnä etätapaamisia tai keskittymistä vaativaa itsenäistä työtä. Ne on helpompi hoitaa kotoa käsin. Työpaikalla Toikka haluaa pysähtyä ihmisten äärelle.

”Toimistolle tuleminen ei lisää vuorovaikutusta ihmisten välillä, jos kukin puurtaa yksin. Lähityö kannattaa rakentaa sellaiseksi, että sitä tehdään yhdessä.”

Kati Toikka, johtava HR-asiantuntija

Arki koostuu jaetuista käytännöistä

Hybridityöhön suunnitellut toimitilat luovat hyvät puitteet erilaisille työtehtäville. Työn sujuvuus ei kuitenkaan synny pelkistä neuvotteluhuoneista, vaan jaetuista käytännöistä ja säännöistä. Niiden avulla varmistetaan, että tiimityö toimii paikasta riippumatta.

Miltä etä- ja läsnätyön yhdistäminen sitten näyttää käytännössä Järvenpäässä? Tiimi voi esimerkiksi sopia, että maanantain viikkopalaveri pidetään aina Teamsissa, mutta joka kolmas torstai nähdään kasvokkain pidempään yhteisessä palaverissa, jonka yhteydessä käydään lounaalla.

Koko Järvenpään henkilöstön yhteiset kokoukset, kuten työsuojelun keskustelutunti, järjestetään pääasiassa niin, että niihin on luontevaa osallistua sekä toimistosta että kotoa.

Neuvotteluhuoneiden tekniikka tukee sitä, että yhdenvertainen osallistuminen on mahdollista myös kotoa käsin. Kamerat kuvaavat samaan aikaan puhujaa ja muita osallistujia.

Hybridikokouksiin voidaan luoda samanlaista tunnelmaa kuin lähityössä esimerkiksi niin, että kaikilla on kamera päällä, vaikka välillä työskenneltäisiin hiljaa.

– Spontaanit kysymykset ja kommentit ovat sallittuja, niin kuin toimistolla vetäisi toista hihasta, Kati Toikka kuvaa.

Johtaminen tukee itseohjautuvuutta

Julkisessa keskustelussa on noussut esiin huoli, että etätyö voi ainakin pitkällä aikavälillä laskea työn tuottavuutta. Ratkaisuksi ehdotetaan lisää toimistopäiviä. Kati Toikan mielestä se ei ole järkevää.

– Lähityöllä pitää olla jokin muu työstä lähtevä syy kuin se, että sille on määrätty tietty päivä.

Hänen mielestään tulosta ja luovia ideoita syntyy sekä läsnätyössä että etänä, mutta se vaatii hyvää johtamista.

Pelkkä samaan aikaan samassa paikassa oleminen kasvattaa Toikan mielestä tuottavuutta yhtä todennäköisesti kuin samassa bussissa matkustavat ihmiset automaattisesti alkaisivat keskustella ja luoda uutta.

Hybridityölle on luotu periaatteet

Järvenpään hybridityön johtamisen periaatteiden mukaan työtä voi tehdä paikasta riippumatta, kunhan tiimit ja työyhteisöt tunnistavat omaa työskentelyään parhaiten tukevat käytännöt.

Hybridityö edellyttää tekijöiltään vastuunottoa ja itseohjautuvuutta. Kaupunki antaa suosituksia, reunaehtoja ja tukea johtamiseen.

Hybridityön johtaminen vaatii Kati Toikan mukaan sekä esihenkilöiltä että työntekijöiltä kykyä tunnistaa, milloin vireystilat ovat parhaimmillaan ja mistä se johtuu. Tarkoituksena on oppia, mitkä tekijät auttavat ihmisiä saamaan itsestään eniten irti ja toisaalta milloin sosiaalinen vuorovaikutus tukee palautumista ja milloin se kuormittaa.

– Tämä edellyttää työkulttuuria ja johtamista, jossa ihmiset välittävät toisistaan, uskaltavat keskustella omasta jaksamisestaan ja nostaa esiin huolen, jos huomaavat jonkun voivan huonosti.

”Työntekijät kokevat, että heihin ja heidän arviointikykyynsä luotetaan.”

Kati Toikka, johtava HR-asiantuntija

Joustava työ on rekrytointivaltti

Hybridityö on tuonut Järvenpäähän uusien työskentelytapojen ja toimitilojen lisäksi uudenlaista työkulttuuria. Asiat tehdään niin kuin milloinkin on järkevää, ei silkasta tottumuksesta. Joustavuus on saanut henkilöstöltä kiitosta.

– Työntekijät kokevat, että heihin ja heidän arviointikykyynsä luotetaan. Vapaus järjestellä omaa työviikkoa ja yhdistää työ ja muu elämä on henkilöstölle merkityksellistä, Kati Toikka sanoo.

Hyödyt vaikuttavat henkilöstön tyytyväisyyden lisäksi rekrytointiin. Hybridityön ansiosta kaupungin työntekijöitä on voitu rekrytoida aiempaa laajemmalta alueelta, mikä on hyödyllistä, koska hyvistä työntekijöistä on käynnissä kova kilpailu.

– Jos työntekijälle ei pystytä tarjoamaan vapautta ja joustavuutta, moni ei halua vaihtaa työpaikkaa. Meille on tullut kovia osaajia vaativista tehtävistä myös yksityiseltä sektorilta. Myös mielikuva kuntatyöstä on hybridityön myötä muuttunut.