Etätyöstä tulisi sopia

Paikallisesti pitäisi laatia etukäteen myös ohjeistus siitä, mistä asioista yksittäisen työntekijän ja viranhaltijan kanssa sovitaan, kun hän siirtyy etätyöhön. Etätyöhön on voitu siirtyä ilman etukäteissuunnittelua, mikä voi johtaa tulkintaerimielisyyksiin.

Nyt on tärkeää tarkistaa etätyöhön liittyvät käytännöt, mitä etätyöstä on korona-aikana opittu ja valmistautua siihen, minkälaiset etätyökäytännöt otetaan käyttöön koronaepidemian jälkeen.

On todennäköistä, että etätyöskentely on epidemian jälkeen huomattavasti yleisempää kuin aikaisemmin.

Työmarkkinakeskusjärjestöjen ohjeet etätyöstä

Etätyön ehdoista on sovittu EU:ssa etätyötä koskevalla puitesopimuksella jo vuonna 2002. Puitesopimus sisältää raamit, joiden puitteissa työnantaja ja etätyöntekijä voivat sopia etätyön tekemisestä.

Työmarkkinakeskusjärjestöt ovat sopineet puitesopimuksen täytäntöönpanosta ja laatineet luettelon asioista, jotka on otettava huomioon etätyöstä sovittaessa. Puitesopimuksessa tuodaan muun muassa esiin, että etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen ja sopimiseen.

Raportti etätyöstä kunta-alalla

Keväällä 2020 valmistui KT:n ja pääsopijajärjestöjen yhteinen julkaisu ”Raportti etätyöstä ja sen hyödyntämisestä kunta-alalla”. Se on laadittu tueksi, kun suunnitellaan etätyökäytäntöjä.

Raporttiin kannattaa tutustua ja arvioida, miten siinä esiin tuodut seikat voisi ottaa huomioon kuntien ja kuntayhtymien etätyökäytännöissä.

Ministeriön suositus etätyöstä korona-aikana

Sosiaali- ja terveysministeriö tiedottaa verkkosivuillaan valtioneuvoston toistaiseksi voimassa olevasta valtakunnallisesta etätyösuosituksesta. Perusteita voimassaolon jatkamiseksi tarkastellaan uudelleen kesäkuun 2021 loppuun mennessä.

Kysymyksessä on suositus, jonka merkitystä kukin työnantaja arvioi omassa organisaatiossaan. Suosituksen voimassa ollessa etätyöstä sovittaessa on otettava huomioon samat etätyöperiaatteet kuin muutoinkin.

Etätyö ja työturvallisuus

Sosiaali- ja terveysministeriö on muistuttanut ohjeistuksessaan, että työnantaja vastaa työturvallisuudesta myös etätyössä. Työnantajan vastuulla on selvittää työssä esiintyvät haitta- ja vaaratekijät sekä työpaikalla että etätöissä.

Haitta- ja vaaratekijöiden merkitys työntekijöiden terveydelle ja turvallisuudelle täytyy arvioida ja ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin niiden torjumiseksi.

Työnantajan on arvioitava työpaikalle saapumisen tarpeellisuus työntekijöiden terveyden näkökulmasta.

Työterveyslaitos on todennut, että korona-aikanakin etätyötä ja lähityötä voidaan tarpeen mukaan ja turvallisuus huomioiden vuorotella. Myös työsuojeluviranomaiset ovat antaneet ohjeita etä- ja läsnätyöhön korona-aikana.

Mitä huomiotava etätyöstä sovittaessa

Etätyöstä sovittaessa tulisi huomioida  sekä viranomaisten että työmarkkinajärjestöjen antamat yhteiset ohjeet ja suositukset.

Työnantaja johtaa ja valvoo työtä myös etätyössä. Etätyöhön liittyvät ohjeistukset ja käytännöt tulisi käsitellä yhteistoiminnassa. Tämä edistää etätyöskentelyn käytännön toteutumista parhaalla mahdollisella tavalla.

Käytäntöjen luominen kannattaa aloittaa kunta-alan etätyöraportista ja työmarkkinakeskusjärjestöjen ohjeesta. Järjestelyjä luotaessa ja etätyöstä sovittaessa on tärkeä painottaa sitä, että etätyöskentely perustuu vapaaehtoisuuteen. Työntekijällä ei ole oikeutta eikä myöskään velvollisuutta tehdä etätyötä.

Työmarkkinakeskusjärjestöjen ohjeet

Työmarkkinakeskusjärjestöjen ohjeissa on nostettu esiin asioita, jotka kannattaa huomioida:

• Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen. Työnantaja ja työntekijä sopivat etätyön tekemisestä keskenään. Sopimus etätyön tekemisestä ja siihen liittyvistä ehdoista on syytä tehdä kirjallisesti.
• Työntekijän siirtyessä etätyöhön työskentelylle on syytä asettaa selkeät tavoitteet ja aikataulu. EU:n puitesopimuksen mukaan etätyöntekijän työmäärä ja suoritusstandardit ovat samat kuin vastaavien työnantajan tiloissa työskentelevien työntekijöiden. Etätyötä käyttöönotettaessa on syytä keskustella myös siitä, miten työntekijän työpanos määritellään ja miten sitä seurataan.
• Työn tekeminen etätyönä voi edellyttää, että työmatkoista ja niihin liittyvistä korvauksista sovitaan tavanomaista yksityiskohtaisemmin, erityisesti silloin, kun työnantajan tiloissa työskennellään vain poikkeuksellisesti. On hyvä todeta esimerkiksi, mitä pidetään työntekijän varsinaisena työntekopaikkana. Matkojen osalta lähtökohtana on, että: tavanomaisia kodin ja työpaikan välisiä matkoja ei korvata varsinaisten työmatkojen osalta. Etätyöntekijään sovelletaan työehtosopimusta ja yrityksen käytäntöä.
• Etätyöntekijällä tulee olla samanlaiset mahdollisuudet osallistua koulutukseen kuin työnantajan tiloissa työskentelevillä, myös teknisen välineistön käytön osalta.
• Työsuojelua koskevat määräykset soveltuvat pääsääntöisesti myös työhön, jota sopimuksen mukaan tehdään kotona tai siihen verrattavissa olosuhteissa. Tietyt työturvallisuuslain säännökset soveltuvat kuitenkin kodin olosuhteisiin vain rajoitetusti. Työsuojelutoimissa tulee ottaa huomioon etätyön erityispiirteet ja etätyöntekijälle on syytä tiedottaa etätyöhön liittyvistä menettelytavoista työterveys- ja työturvallisuusasioissa.
• Etätyö ei rajoita työntekijän oikeutta lakiin perustuvaan yksityisyyden suojaan.
• Ammatillisiin tarkoituksiin käytettävien ohjelmistojen ja tietojen suojauksen on oltava etätyössä lähtökohtaisesti samaa tasoakuin työnantajan tiloissa työskentelevillä.
• Työsuhteessa tehtävään etätyöhön sovelletaan työlainsäädäntöä ja työehtosopimuksia.
• Etätyöjärjestelyihin muun muassa. työhuoneeseen, tietoliikenteeseen, kodin ja työpaikan välisiin matkakustannuksiin sekä omien työvälineiden käytön mahdolliseen korvaamiseen liittyvät verotuskäytännöt on syytä tarkistaa etukäteen. Vakuutusturvan kattavuus on niin ikään syytä selvittää ennen etätyöhön siirtymistä.
• Etätyötä koskevista suunnitelmista neuvotellaan yhteistoimintalain, työehtosopimusten ja työpaikan käytännön mukaisesti asianomaisen työntekijän tai työntekijöiden edustajan kanssa.

Etukäteen kannattaa sopia

• Onko joitain rajoituksia, missä etätyötä voi tehdä?
• Kun ei tehdä etätöitä, missä töitä tuolloin tehdään?
• Kuinka suuri osa työstä tai työajasta tehdään etätöitä?
• Miten työaikaa seurataan?
• Miten huolehditaan työturvallisuudesta erityisesti korona-aikana silloin, joina tullaan työpaikalle?.
• Asiaa paikallisesti käsiteltäessä on tärkeää painottaa, että työmarkkinakeskusjärjestöjen yhteinen kanta puitesopimukseen on, että tavanomaisia kodin ja työpaikan välisiä matkoja ei korvata. Matkakustannusten muodostumisessa noudatetaan KVTES:n matkakustannusliitteen määräyksiä. Ennen etätyöhön siirtymistä on tärkeää varmistaa yhteistoiminnassa järjestöjen kanssa, että työnantajalla on kunta-alan pääsopijajärjestöjen kanssa yhteneväiset näkemykset siitä, mitkä matkat korvataan ja mitkä matkat ovat työaikaa. KT:n kanta on, että kodista/etätyöpisteestä ei muodostu liitteessä tarkoitettua pysyväisluonteista toimipistettä. Pysyväisluonteisena toimipiste tulisi etätyötä tehdessä säilyä ennallaan..
• Työnantajan on tärkeä huolehtia siitä, että etätyön mahdollistamisesta ei aiheudu työnantajalle ylimääräisiä tai yllättäviä kustannuksia.

Tietoa ja ohjeita etätyöstä

KT:n verkkosivuilla on luettavissa EU:n puitesopimus etätyöstä ja työmarkkinajärjestöjen luettelo etätyössä huomioitavista asioista.

Kuntatyönantaja-lehdessä julkaistiin vuonna 2020 useita artikkeleita etätyöstä. Kuntatyönantajassa 6/2020 on useita juttuja aiheesta etätyö ja johtaminen, joihin kannattaa tutustua. Artikkeleita voi lukea myös lehden verkkosivuilla kuntatyonantajalehti.fi

Raportti etätyöstä ja sen hyödyntämisestä kunta-alalla -julkaisu on luettavissa KT:n verkkosivuilla.

Ohjeita etätyöhön koronavirustilanteessa on sosiaali- ja terveysministeriön sivulla stm.fi ja työsuojeluhallinnon verkkopalvelussa tyosuojelu.fi.

Työterveyslaitoksen sivuilla on luettaviissa ”Ohje etätyön tekemisen tueksi”.