Chefen har en nyckelroll för välbefinnandet

När vi talar om chefsarbete talar vi om att leda mänskliga resurser, säger Marja Hietamäki, tf. personaldirektör vid Kuopio universitetssjukhus.

–  Chefsarbetet uppskattas och anses mycket viktigt för personalens välbefinnande. Det kom fram i KYS arbetshälsoundersökning hösten 2020. Enligt enkäten har chefen en nyckelroll för välbefinnandet på arbetsplatsen. 

Denna vår har cheferna varit pressade på grund av ständiga störningar. Chefernas arbete har belastats av coronapandemin, personalbrist, arbetskonflikter och det förändrade säkerhetsläget i Europa. 

– Man anser ofta att chefer ska tåla vad som helst, det är det de får betalt för. Man glömmer lätt att också chefen är en människa som alla andra. Förväntningarna på cheferna har också ökat inom utvecklingen av arbetslivet och det hälsofrämjande ledarskapet, säger arbetshälsokoordinator Paula Rajakangas.

Om chefen mår bra påverkar hela personalens välbefinnande.

– Om chefen inte orkar längre återspeglas det i personalens välbefinnande. Om man inte orkar lyssna på medarbetarna, samtala och söka lösningar på individers eller gruppers problem så börjar man undvika tråkiga eller utmanande frågor och situationer. 

I värsta fall leder bristen på dialog och oviljan att ta tag i saker till brist på ledarskap. 

– Då kan inofficiella så kallade småchefer uppstå som till sist bryter ner gemenskapen när man börjar ha olika spelregler på arbetsplatsen, säger Hietamäki och Rajakangas. 

Ledarskap i dag är att coacha inte att bestämma.  

– Det här kräver att chefen har goda interaktionsfärdigheter. Chefen måste känna igen sina egna känslor i olika situationer och våga berätta hur det känns. Och inte bli ensam.

– Vi måste komma ihåg att också chefen har rätt till en chef som stöd i arbetet och som rådgivare i konkreta situationer. Chefernas egna utvecklingssamtal är därför viktiga.

Från ord till handling

Vid Kuopio universitetssjukhus kommer man att satsa på att stödja chefsarbetet med alla medel, också med de metoder som personaladministrationen har att tillgå. Antalet chefer är sammanlagt cirka 200.

Arbetsfördelningen mellan personaladministrationen och cheferna är att den förra planerar och tar fram verktyg som stöder chefernas arbete. De praktiska åtgärderna vidtas tillsammans inom enheterna.

I verktygslådan finns numera också HR:s informationsmöten som ordnas i Teams. Vid dessa behandlas till exempel praktiska frågor kring anställningar. 

Informella diskussionsmöten med arbetarskyddschefen, arbetspsykologen och arbetshälsokoordinatorn har ordnats. Antalet deltagare har i allmänhet varit 50–80. Läkarnas chefer har också deltagit vid mötena, även om majoriteten av deltagarna arbetar inom vården. De ämnen som diskuterats är bland annat chefernas egna känslor och hur de hanteras.

– Det är viktigt att utveckla och stärka kompetensen till exempel för att kunna lösa konflikter på arbetsplatsen, säger Paula Rajakangas. 

Introduktionen i arbetet för chefer har förnyats. Vi använder också mentorer, en gammal metod som ibland fallit i glömska. 

– Den nya chefen söker tillsammans med sin chef en lämplig erfaren kollega till mentor, säger Hietamäki. Hon tror att man genom mentorverksamheten också kan få hjälp med att återhämta sig från arbetet.

Den psykiska och fysiska hälsan kommer i främsta rummet

Inom företagshälsovården beaktas cheferna både i sin roll som chefer och som individer.

För att underlätta kontakten med företagshälsovården i akuta frågor om personalens arbetsförmåga har en direkt telefonlinje öppnats för snabbt stöd.

Överskötare och chefer för service- och kompetenscentrum får stöd i det hälsofrämjande ledarskapet genom årliga möten med företagshälsovårdare och företagsläkare. I framtiden kommer man att ordna möten halvårsvis för chefer och företagshälsovårdare.

Arbetspsykologtjänsterna har utökats. Dessutom har vi fått påminna om att företagshälsovårdens hälsoundersökningar också gäller chefer. 

Ett program som syftar till att avhjälpa den psykiska belastningen som cheferna upplever är i pilotskedet. I FPA:s rehabiliteringsprogram Kiila, där universitetssjukhusets chefer har en egen grupp inplanerad år 2023, beaktas behoven i den egna organisationen med tanke på belastningsfaktorer i arbetet. 

– Faktum är att det finns oändligt med faktorer som belastar så vi måste vara uppmärksamma på personalens ork i arbetet. Det här har inte uppmärksammats tillräckligt, säger Hietamäki.

Arbetsför genom arbetslivet

Kuopio universitetssjukhus har sedan år 2016 en arbetshälsokoordinator. Uppgiften omfattar ansvar för utvecklingen och olika processer som värnar om arbetsförmågan tillsammans med olika aktörer. Den viktigaste är processen för aktivt stöd. Avsikten är att värna om personalens arbetsförmåga genom hela arbetslivet.

Riskerna för arbetsförmågan förebyggs inom arbetsenheten med stöd av arbetarskyddet och företagshälsan. Extra stöd behövs när arbetsförmågan av hälsoskäl avtar långvarigt eller varaktigt. 

Tillsammans med cheferna utreds de medel som står till buds för att arbetstagaren ska kunna fortsätta i arbetslivet. Arbetsgivaren utreder om det finns arbete som motsvarar arbetstagarens arbetsförmåga.

– Det kan till exempel vara fråga om att en sjuksköterska börjar arbeta som avdelningssekreterare genom arbetsförsök och lärande i arbetet eller genom omskolning. Det råder brist på avdelningssekreterare så en omplacering av arbetstagaren är också i arbetsgivarens intresse, säger Paula Rajakangas. 

Rajakangas hänvisar till begreppen ansvarsfullt och oansvarigt beteende på arbetsplatsen som Arbetshälsoinstitutet lanserat. Om alla betedde sig ansvarsfullt på arbetsplatsen skulle verksamhetskulturen förändras och alla skulle må bättre. I så fall skulle också personalen engagera sig mera i enheten och organisationen.

– Vi behöver en öppen atmosfär som tillåter samtal. Det här beror på chefen. Genom att stödja cheferna kan man få till stånd en förändring, tror Marja Hietaniemi. 

Välbefinnandet i arbetet har också en ekonomisk koppling. 

– De som mår bra på jobbet stannar kvar i arbetslivet, vilket märks i tillgången till arbetskraft. Man måste måna om personalen och ta väl hand om nya arbetstagare. När arbetsförmågan drabbas av psykiska eller fysiska utmaningar behövs anpassade arbetsuppgifter. Det här ökar trycket på cheferna som måste kunna lägga pussel med en personal som har varierande arbetsförmåga. 

– Arbetet inom vården innebär stor belastning för hjärnan. Utöver substanskompetens och förmåga till växelverkan måste man klara av ständiga avbrott. Dessutom förväntas man ständigt sköta olika metaarbetsuppgifter. 

På ett sjukhus är det nödvändigt att beakta det multiprofessionella arbetet. Enligt Rajakangas observationer har sådana arbetsplatser där man planerar saker tillsammans en god samarbetsanda. I planeringen deltar både läkare, skötare och andra professionella inom sektorn.

– Arbetsplatsens dragningskraft och förmåga att behålla sina anställda beror mycket på hur arbetet flyter, på samarbetsandan och om det är roligt att komma till jobbet.

Framåt genom samarbete

Ulla Kesti, som har lång erfarenhet som avdelningsskötare på intensivvårdsavdelningen, har en klar uppfattning om vad som krävs för framgångsrikt chefsarbete.

Ett fungerande samarbete mellan det egna teamet, det vill säga biträdande avdelningsskötare och ansvariga sjukskötare under skiftet, och avdelningsläkaren är mycket viktigt för Kestis trivsel i arbetet.

Kesti har sammanlagt 110 medarbetare som hon står i kontakt med så gott som dagligen. Det kan gälla allt från praktiska vardagsproblem till arbetstidsarrangemang som beror på olika livssituationer. Också i krävande situationer har man till sist lyckats.

Av sin egen chef, överskötaren, har hon fått precis det stöd hon behövt i sitt arbete.

– Chefens främsta egenskap är kunskapen om arbetet och medarbetarens arbetsomständigheter. För att jag ska kunna stötta mina medarbetare och för att min chef ska kunna stötta mig i måste den här saken vara i ordning, säger Kesti.

– Jag inledde själv min karriär vid Kuopio universitetssjukhus som sjukskötare just på intensivvårdsavdelningen och vet vad arbetet innebär och hur det känns.

Utveckling sporrar

Sin egen karriär som chef beskriver Ulla Kesti som en följd av andra val. Kesti som arbetat elva år som avdelningsskötare på intensivvårdsavdelningen och sammanlagt sexton år i chefsuppgifter i sjukhuset inledde sin karriär inom handeln. Hennes intresse för vårdarbetet och utvecklingen av det har fört henne till hennes nuvarande position.

– Jag sökte till universitetets magisterprogram eftersom jag ville utveckla vårdarbetet och forska i det. Mitt huvudämne var ledning av vårdarbetet, så det var ganska naturligt att söka sig till chefsuppgifter inom vården, säger Kesti.

– I mitt nuvarande arbete går ledarskap och utveckling hand i hand och gör arbetet intressant.

Vid universitetssjukhuset finns kontinuerligt olika arbetsgrupper och utvecklingsprojekt. 

Även om avdelningsskötarens uppgift i huvudsak är administrativ, är det människan och de värderingar som stöder välbefinnandet i arbetet som står i centrum. För att lyckas i chefsarbetet är det enligt Kesti viktigast att man är uppriktig, öppen och opartisk – rättvis på alla sätt.

Uppriktigheten märks främst i kommunikationen. Man måste kunna tala öppet om saker utan personangrepp och olika åsikter är en förutsättning för utveckling. Men det finns också situationer när chefen inte kan berätta allt.

– Då säger jag att jag vet men kan inte berätta. Det finns ingen annan utväg om man ska hålla sig till sanningen. 

Enligt Kesti är det främst upplevelsen av orättvisa och ojämlikhet som orsakar konflikter och dålig stämning på arbetsplatser. Därför kan inte chefen tillåta sig att se mellan fingrarna eller på något sätt favorisera någon.