HR ohjaa esihenkilöitä tasopalkkamallin käytössä

Tasopalkkajärjestelmä otetaan käyttöön Kunta-alan yleisessä virka- ja työehtosopimuksessa (KVTES) viimeistään 1. lokakuuta. Jotta esihenkilöt osaisivat soveltaa uuden järjestelmän määräyksiä, henkilöstöhallinnon on perehdytettävä esihenkilöt tasopalkkajärjestelmään ja sen määräyksiin.

HR:n on tärkeä varmistaa, että kaikilla KVTESia soveltavilla esihenkilöillä on riittävä tietämys

• tasopalkan perusteista,

• tasolisän maksamisen edellytyksistä sekä

• muista mahdollisista palkkatekijöistä.

Esihenkilöiden kouluttaminen palkkausjärjestelmän käyttämiseen edesauttaa sitä, että palkkausjärjestelmää sovelletaan mahdollisimman yhdenmukaisesti.

Jotta tasopalkkajärjestelmä toimisi oikein, esihenkilön on perehdyttävä siihen, miten hänen alaistensa palkat muodostuvat. Esihenkilön pitää tietää, mihin palkkaryhmään hänen alaisensa kuuluu vai onko tehtävä palkkaryhmän ulkopuolinen. Hänellä tulee olla tiedossa, millä tasokriteereillä alaisen tehtävät sijoittuvat palkkausjärjestelmän osaamisen ja vastuun tasoille.

Jos alaiselle maksetaan tasolisää, esihenkilön on tiedettävä

• tasolisän maksamisen perusteet

• tasolisän voimassaoloaika (toistaiseksi vai määräaikainen) sekä

• tasolisän euromäärä.

"HR:n tärkeä tehtävä on myös huolehtia palkkausjärjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä."

Esihenkilöt käyttävät palkkausjärjestelmää, henkilöstöhallinto ohjaa

Palkkausjärjestelmä on esihenkilölle työväline ohjata toimintaa, niin että toiminta toteuttaa sille asetettuja tavoitteita. Esihenkilöt ovat tärkeässä roolissa tasopalkkajärjestelmän soveltamisessa käytäntöön, koska he tekevät  arjessa usein palkkaukseen liittyviä päätöksiä.

HR:n tehtävä on ohjata ja kouluttaa esihenkilöitä palkkausjärjestelmän käyttäjinä. Henkilöstöhallinnon tärkeä tehtävä on myös huolehtia palkkausjärjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi toimivien prosessien luomista erilaisiin palkkaukseen liittyviin tilanteisiin, joita ovat muun muassa

• rekrytointi,

• tehtävissä tapahtuvat tasopalkkaan vaikuttavat muutokset,

• tasolisien myöntäminen ja

• tasolisien poistaminen.

Tasopalkkajärjestelmää tulisi käyttää yhdenmukaisesti

On tärkeää, että tasopalkkajärjestelmää noudatettaisiin kunnassa mahdollisimman yhdenmukaisesti.  Sen vuoksi henkilöstöhallinnon on hyvä kiinnittää huomiota myös toimivaltaa koskeviin kysymyksiin, kun päätetään tasopalkkajärjestämään liittyvistä prosesseista.

• Kenellä on oikeus päättää sovellettavasta palkkaryhmästä, osaamisen ja vastuun tasosta ja siihen perustuvasta tasopalkasta ja sen euromäärästä?

• Kenellä on oikeus päättää, mistä lisätehtävästä tai -vastuusta tasolisää maksetaan?

• Kenellä on oikeus päättää tasolisän myöntämisestä ja euromäärästä?

Jotta HR pystyisi huolehtimaan tasopalkkajärjestelmän yhtäläisestä soveltamisesta kunnan kaikilla toimialoilla, toimivaltaa voi olla tarpeen keskittää HR:lle. Tässä tulee ottaa huomioon, että toimivaltaan tehtävät muutokset vaativat mahdollisesti kunnan hallintosäännön päivittämisen.

"Esihenkilön tulisi tietää, millä tasokriteereillä hänen alaistensa tehtävät sijoittuvat osaamisen ja vastuun tasoille."

Yhteistyö tärkeää tehtävän muutostilanteessa

Esihenkilön tulisi tietää, millä tasokriteereillä hänen alaistensa tehtävät sijoittuvat osaamisen ja vastuun tasoille. Ilman tätä tietoa esihenkilö ei voi reagoida oikea-aikaisesti mahdollisiin osaamisen ja vastuun tason muutoksiin, jotka vaikuttaisivat tasopalkkaan. Erityisen tärkeää on, että esihenkilö tietää, että muuttaessaan alaistensa tehtäviä, muutokset voivat vaikuttaa tasopalkkaan.

Jos tehtävät muuttuvat vähintään kahden viikon ajaksi tehtävämuutosten tai tehtävien uudelleenjärjestelyn vuoksi, työnantajan tulee tarkistaa, täyttääkö tehtävä seuraavien osaamisen ja vastuun tasojen tasokriteerit. Jos tasokriteerit täyttyvät, tasopalkka tarkistetaan muuttuneen tehtävän mukaiseksi.

On hyvä huomioida, että tehtävän muuttuessa osaaminen ja vastuu voi myös laskea ja tasokriteeri ei enää täyty. Tällöin tasopalkka tulee laskea alemmalle tasolle.

HR:n tehtävänä on tukea ja ohjata esihenkilöitä toimimaan KVTESin palkkausmääräysten mukaisesti tehtävien muutostilanteissa. Ohjausta ja tukea tarvitaan erityisesti tilanteessa, jossa tehtävien muutokset johtavat tasopalkan pienentymiseen. 

Lisätehtäviäkin pitää seurata

Joskus myös lisätehtävissä tapahtuu muutoksia. Tasolisää maksetaan lisätehtävän tai -vastuun keston ajan. Tasolisää ei voida poistaa, ellei lisätehtävä tai -vastuu poistu. Tämän takia esihenkilön on tärkeä kiinnittää huomiota myös alaistensa lisätehtäviin.

Määräaikainen tasolisä poistuu määräajan päättyessä. Toistaiseksi voimassa olevan tasolisän maksaminen loppuu kahdeksan viikon kuluttua työnantajan antamasta ilmoituksesta. HR:n tehtävä on auttaa, tukea ja ohjata esihenkilöitä myös tasolisiin liittyvissä tilanteissa. 

Takautuvat maksut siirryttäessä KVTESin tasopalkkajärjestelmään

Tasopalkkajärjestelmä otetaan käyttöön KVTESissa viimeistään 1.10.2025. KVTESin keskitetty erä 1.2.2025 ja paikallinen erä 1.6.2025 käytetään tasopalkkajärjestelmän käyttöönottoon.

Palkkoja korotetaan näillä erillä vasta siinä yhteydessä, kun tasopalkkajärjestelmä otetaan käyttöön eli viimeistään 1.10.2025. Tästä aiheutuu ns. takautuvia maksuja palkanmaksussa.

Tasopalkkajärjestelmään siirtymiseen liittyvien palkkasaatavien maksamisen ajankohtaan vaikuttaa se, onko henkilön palvelussuhde ollut voimassa tasopalkkajärjestelmän käyttöönottohetkellä.

Palkkasaatavat maksetaan takautuvasti seuraavasti:

• lokakuussa 2025 työntekijöille/viranhaltijoille, joilla on tasopalkkajärjestelmän käyttöönottohetkellä palvelussuhde voimassa

• marraskuussa 2025 työntekijöille/viranhaltijoille, joiden palvelussuhde ei ole voimassa tasopalkkajärjestelmän käyttöönottohetkellä

KT:n yleiskirjeessä 22/2025 selostetaan ohjetta takautuvasta maksamisesta siirryttäessä KVTESin tasopalkkajärjestelmään. Ohjeet ovat yleiskirjeen liitteenä.

Takautuvat maksut siirryttäessä OVTES osio G:n tasopalkkajärjestelmään

OVTESin osio G:ssä otetaan käyttöön tasopalkkajärjestelmä viimeistään 1.10.2025.  Palkantarkistusten takautuvaa maksamista ohjeistetaan KT:n yleiskirjeessä 26/2025.

Uuden palkkajärjestelmän käyttöönottoon käytetään osa OVTESin osion G 1.2.2025 keskitetystä erästä sekä paikallista järjestelyerää 1.6.2025. Palkat korottuvat edellä mainituilla erillä vasta siinä yhteydessä, kun tasopalkkajärjestelmä otetaan käyttöön.

OVTES osion G takautuva maksaminen noudattaa KVTES:n periaatteita, mutta on takautuvien erien osalta KVTESia yksinkertaisempi. On myös sovittu, että päättyneiden palvelussuhteiden kertapalkkioita ei makseta ajalta ennen 1.6.2025.