Osaamisen johtamisessa tarvitaan tietoa

Osaamisen hallintaan tarvitaan järjestelmä tai menettely, joka tuottaa tarvittavat raportointitiedot osaamisen johtamisen tueksi. Oulussa henkilöstöhallinnon käyttöön hankittiin ns. osaamisen hallinnan järjestelmä.

– Aloimme kerätä siihen työntekijöittemme osaamista. Järjestelmä rakennettiin siten, että lähdettiin liikkeelle yksittäisen henkilön osaamisista. Näin ollen rooleja syntyi satoja, ja kaiken hallittavuus oli vajaata. Raportteja oli lähes mahdotonta tehdä koska ns. yhteismitallisuus puuttui, kertoo Oulun kaupungin henkilöstöjohtaja Unto Lehtonen.

Tästä kaikesta on Lehtosen mukaan opittu paljon, vaikka suuret hyödyt konsernitasolla jäivät saavuttamatta. Hallintokuntatasolla järjestelmää käyttävät voivat kuitenkin hyötyä siitä.

– Jatkossa rakennamme mahdollisen tulevan uuden systeemin toisin. Hallintokuntatasolla hyödyt ovat varmaankin
paremmin mitattavissa esimiestyössä.

Esimiehiä koulutettiin

Kaupungin hallintokuntien esimiehet koulutettiin silloin, kun järjestelmä osaamisen hallintaan hankittiin.

– Tämän jälkeen järjestettiin useita ns. yleisen tason osaamisen johtamisen koulutuksia jotta ymmärrettäisiin osaamisen hallinnan ja johtamisen merkitys, kertoo koulutuspäällikkö Seija Soinsaari.

On päätettävä mitä osaamista kehitetään

Lehtonen ja Soinsaari määrittelevät osaamisen johtamisen suunnitelmalseksi johtamiseksi. Tavoitteena on turvata
kuntatyön edellyttämä osaaminen. Tavoitteet perustuvat kaupungin strategiaan.

– On tärkeää määritellä, mitä on ydinosaaminen ja mitä tavoitellaan. On myös määriteltävä, miten tavoitteeseen päästään.

Henkilöstöjohdossa on tehtävä päätöksiä siitä, mitä osaamista kehitetään ja millä keinoin.

– On tiedettävä, mitä osaamista organisaatiossa on ja miten puuttuvaa osaamista kehitetään tai hankitaan. Esimerkiksi koulutetaanko palvelussuhteessa olevaa henkilöstöä, rekrytoidaanko uutta henkilöstöä vai tehdäänkö yhteistyötä jonkun yhteistyökumppanin kanssa?

Käytöntöjä ja menettelyjä perehdyttämiseen

Välineitä osaamisen johtamisessa ovat mm. henkilöstösuunnittelu, rekrytointi, perehdyttäminen, koulutus ja kehittäminen sekä työkierto. Osaamisen johtamiseen on Oulussa luotu perehdyttämiskäytännöt ja -menettelyt, sekä käytännöt hiljaisen tiedon siirtämiseen.

Kehityskeskustelukäytäntöihin täytyy sisältyä kehityssuunnitelmien laatiminen, muistuttavat Lehtonen ja Soinsaari.

– Työntekijä arvioi osaamistaan, esimies osallistuu tähän ja vastaa toimialueensa osaamisen edellytysten riittävyydestä.

Kuntaliitos tuo 13 000 työntekijää

Henkilöstöhallinnon kannalta ajankohtaisin asia on vuoden 2013 alussa toteutuva Suomen suurin kuntaliitos. Oulu, Haukipudas, Kiiminki, Oulunsalo ja Yli-Ii muodostavat uuden kunnan, johon tulee yhteensä noin 13 000 työntekijää. Tämä on päällimmäinen asia ja menee monen muun kehittämistyön edelle.

Lehtosen ja Soinsaaren mielestä on tärkeää hoitaa kuntaliitos niin, että kukin työntekijä jatkossakin löytää oikean paikan uudessa organisaatiossa. Palvelutoiminnan muutokset näkyvät kaupungin henkilöstörakenteessa ja osaamisen tarpeet muuttuvat. Lehtonen ei usko, että muutos on nopea, mutta haasteena on pystyä vastaamaan tähän muutokseen.

– Tällä hetkellä tällä ei suurta merkitystä kaupungin henkilöstörakenteeseen, arvioi Lehtonen.

Eläköitymisen vauhti ei ole Oulun kaupungissa niin kova kuin mitä yleisesti. Eläköityminen ei ole merkittävästi kasvanut viime vuosina ennusteista huolimatta. Väestön keski-ikä Oulun alueella on maan nuorin, 34,5 vuotta.

– Alueella on osaavaa, nuorta työvoimaa. Haasteena meillä on pystyä tarjoamaan nuorille työtä, sanovat Lehtonen ja Soinsaari.