Arbetet ger resultat oberoende av platsen

Kati Toikka berömmer sina arbetskamrater för att man samarbetar och utvecklas tillsammans. På bilden från vänster arbetshälso- och arbetarskyddschef Susanna Puustinen, Kati Toikka och HR-utvecklingssakkunnig Elisa Majanen.
 

Teamen inom informationsarbete vid Träskända stad övergick helt och hållet till hybridarbete i oktober 2021 – precis på samma dag då den riksomfattande rekommendationen om distansarbete på grund av coronapandemin upphörde. 

Man hade redan vant sig vid distansarbete och utvecklat bästa praxis för hybridarbete. Till skillnad från pandemitiden kan ingen i Träskända längre enbart arbeta genom fjärranslutning.

Ledningen rekommenderar att alla team regelbundet träffas ansikte mot ansikte. I Träskända har ledningen inte linjerat om obligatoriska kontorsdagar för alla. Däremot följer personalen principer som man kommit överens om tillsammans, och enligt dem arbetar man på distans eller på kontoret.

Hybridarbetet gäller teamen inom informationsarbete. – Teamen känner bäst till innehållet i sitt arbete och vet när det är ändamålsenligt att arbeta på plats och när det inte är det, säger Kati Toikka, ledande HR-sakkunnig vid Träskända stad.

Arbetsutrymmen som passar hybridarbete 

Under pandemitiden inledde staden ett projekt för utveckling av arbetsmiljön, där personalens arbetsrum ändrades för att uppfylla förutsättningarna för hybridarbete. Nu används de två översta våningarna i Bulevardikortteli i Träskända för stadens kontor och sammanträden, i den tredje finns det gemensamma utrymmen för alla som arbetar i byggnaden.

Det finns inte längre några angivna arbetsstationer eller hörnrum för ledningen. Däremot finns det skilda områden för olika typer av arbete. Lokalerna stöder såväl tyst arbete som även lite ljudligare. Man har beaktat både ensamarbete och idéproduktion i samarbete.

I arbetskaféet Satama kan man arbeta, men också tillbringa tid. Där ordnas det gemensamma tillställningar och informella möten med låg tröskel.

– Planering av kontor som lämpar sig för hybridarbete kräver såväl tekniskt kunnande som förståelse för människor, säger Kati Toikka.

HR deltog i planeringen av lokalerna jämsides med inredningsarkitekter och arbetsmiljöutvecklare.

När man arbetar på kontoret finns det tid att mötas  

Som ledande HR-sakkunnig är Kati Toikka den bärande kraften i hela Träskända stads övergång till hybridmodellen. Dessutom är hon en av Träskända stads tvåhundra sakkunniga informations- och kontorsarbetare som gör hybridarbete fullt ut.

Toikka planerar sina arbetsveckor så att hon har tid för möten när hon är på kontoret. Under kontorsdagarna är kalendern inte full med distansmöten eller självständigt arbete som kräver koncentration. Det är enklare att sköta dem hemifrån. På arbetsplatsen vill Toikka stanna upp hos människor.

Vardagen består av delad praxis 

Lokalerna som är planerade för hybridarbete skapar goda ramar för olika arbetsuppgifter. Arbetet blir dock inte smidigt enbart på grund av konferensrum, utan av delad praxis och regler. Med hjälp av dem säkerställs det att teamarbetet fungerar oberoende av platsen.

Hur ser det då i praktiken ut med kombinationen distansarbete och arbete på kontoret i Träskända stad? Teamet kan till exempel komma överens om att måndagens veckomöte alltid hålls via Teams, men att man var tredje torsdag träffas ansikte mot ansikte på ett längre gemensamt möte och lunchar i samband med det.

- Möten som är gemensamma för hela personalen vid Träskända stad, såsom arbetarskyddets samtalstimme, ordnas i huvudsak så att det är naturligt att delta i dem både på kontoret och hemifrån.

”Arbetstagarna upplever att man litar på dem och deras bedömnings-förmåga.”
Kati Toikka, ledande HR-sakkunnig

Tekniken i konferensrummen stöder möjligheten till ett jämlikt deltagande även hemifrån. Kameror filmar samtidigt talaren och de övriga deltagarna. 

På hybridmöten kan man skapa en likadan stämning som i arbete på kontoret till exempel genom att alla har kameran på även om man ibland arbetar tyst.

–    Spontana frågor och kommentarer är tillåtna, på samma sätt som man drar någon i ärmen på kontoret, beskriver Kati Toikka.

Ledarskapet stöder självständighet 

I den offentliga debatten har det väckts oro om att distansarbete åtminstone på lång sikt kan sänka produktiviteten i arbetet. Som lösning föreslår man fler kontorsdagar. Kati Toikka anser inte att detta är förnuftigt.

– Arbete på kontoret måste ha någon annan arbetsrelaterad orsak än att en viss dag har fastställts för det.

Hon anser att resultat och kreativa idéer uppstår genom både arbete på kontoret och på distans, men att det kräver ett gott ledarskap.

Enligt Toikka ökas produktiviteten enbart av att vara samtidigt på samma plats lika sannolikt som att människor som åker i samma buss automatiskt börjar diskutera med varandra och skapa något nytt.

Principer har tagits fram för hybridarbetet Enligt principerna för ledning av hybridarbete i Träskända stad kan arbetet utföras oberoende av platsen bara teamen och arbetsgemenskaperna identifierar den praxis som bäst stöder deras arbete.

Hybridarbete förutsätter ansvars-tagande och självständighet i arbetet av arbetstagarna. Staden ger rekommendationer, ramvillkor och stöd för ledarskapet.

Enligt Kati Toikka kräver ledning av hybridarbete att både chefer och arbetstagare har förmåga att identifiera när aktivitetsnivån är som bäst och vad det beror på. Avsikten är att lära sig vilka faktorer som hjälper människor att få ut mest av sig själva och samtidigt även när social interaktion stöder återhämtning och när den belastar.

– Detta förutsätter en arbetskultur och ledarskap där människor bryr sig om varandra, vågar tala om hur de orkar och lyfta fram oro om de märker att någon mår dåligt.

Flexibelt arbete är en rekryteringstrumf 

Hybridarbete har gett Träskända stad nya arbetssätt och lokaler, men även en ny sorts arbetskultur. Arbetet utförs såsom det är förnuftigt i respektive situation, inte av ren och skär vana. Personalen har berömt flexibiliteten.

–  Arbetstagarna upplever att man litar på dem och deras bedömningsförmåga. Friheten att arrangera sin arbetsvecka och kombinera arbetet och det övriga livet är betydelsefull för personalen, säger Kati Toikka.

Utöver personalens tillfredsställelse påverkar fördelarna även rekryteringen. Tack vare hybridarbetet har man kunnat rekrytera arbetstagare till staden från ett mer vidsträckt område än tidigare, vilket är gynnsamt eftersom det pågår en hård konkurrens om goda arbetstagare.

Många vill inte byta arbetsplats om man inte kan erbjuda dem frihet och flexibilitet. Vi har fått mycket kompetenta personer från krävande uppgifter även inom den privata sektorn. Uppfattningen av kommunarbete har också förändrats i och med hybridarbete.