Dataskyddsbeskrivning för KT-lehtis kundregister

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Kommun- och välfärdsområdesarbetsgivarna KT
Postadress: PB 200, 00100 Helsingfors
Telefon: 09 771 3000 (växel)
Kontaktperson i ärenden som gäller registret: Satu Lilja, satu.lilja(at)kt.fi

2. Dataskyddsombud i ärenden som gäller registret

Juha Aartoaho
tietosuojavastaava(at)kt.fi

3. Registrets namn

Kommun- och välfärdsområdesarbetsgivarna KT:s kund- och intressentgruppsregister

4. Vems uppgifter samlas in?

I registret behandlas följande persongrupper:

• kontaktpersoner för våra kunder
• kontaktpersoner för våra intressentgrupper
• deltagare i utbildningar och andra evenemang
• KT-lehtis prenumeranter och mottagare

5. För vilket ändamål används personuppgifterna och vilken är behandlingens rättsliga grund?

Uppgifterna i registret behandlas för att ordna KT:s medlemstjänster och andra kundtjänster samt för

• medlemsrådgivning och förhandlingar för medlemmarnas räkning
• intressebevakning
• lagberedning
• genomförande av arbetsmarknadsundersökningar
• administration av utbildningar och övriga evenemang
• administration av nätverk
• användarhantering på medlemsportalen
• information och kommunikation
• postning av KT-lehti, fakturering av prenumerationer och marknadsföring av tidningen.

För detta ändamål behövs förutom kundkontaktpersonernas personuppgifter även personuppgifterna för dem som hör till intressentgrupperna samt medlemsportalens användaruppgifter.

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att den registeransvarigas rättsliga förpliktelser ska kunna fullgöras. I lagstiftningen fastställs de förpliktelser som den personuppgiftsansvariga har i enlighet med registrets användningsändamål.

I fråga om KT-lehti baserar sig lagligheten i behandlingen av personuppgifter på avtal (enskilda prenumeranter), den personuppgiftsansvarigas berättigade intresse (den personuppgiftsansvariga har ett berättigat intresse av att tillhandahålla tidningen i och med kopplingen till de registrerades ställning eller arbetsgivare) och den personuppgiftsansvarigas rättsliga förpliktelser.  

6. Vilka personuppgifter behandlar vi och hur länge lagras de?

Vi registrerar följande personuppgifter:

• grundläggande personuppgifter (förnamn, efternamn, arbetsgivarens organisation, personens ställning, uppgift och språk)  
• kontaktuppgifter (telefonnummer, adress, e-postadress) 
• uppgifter som ingår i begäran om tjänster
• uppgifter om rätten till åtkomst till medlemsportalen (namn, befattning, e-postadress, information om åtkomsträttighet)
• faktureringsuppgifter
• uppgifter för datahanteringen såsom tekniska identifierare, logginformation, användarnamn och tekniska uppgifter för bruket av de tjänster som erbjuds
• kontaktuppgifter för utbetalning av arvoden, till exempel kontonummer
• i fråga om personer som deltar i möten, evenemang eller utbildningar: även information om specialdiet.

Personuppgifterna lagras i registret så länge den personuppgiftsansvariga behöver dem för det aktuella ändamålet.  

För bokföringen förvaras uppgifterna enligt lagstiftningens krav. Förfrågningar i anslutning till serviceverksamheten förvaras i 20 år från utgången av det kalenderår då ärendet har lösts.

Personuppgifter som rör utbildningar och evenemang lagras i regel i 10 år. Födelsedatum, kost och information om allergier raderas inom 2 månader efter det att utbildningen eller evenemanget avslutats.

7. Var inhämtar vi personuppgifter?

I första hand fås personuppgifter av den registrerade själv i samband med skötsel av ärenden och användning av tjänster, fakturering, utbetalning av arvoden samt kommunikation. Ibland får vi också personuppgifter via den registrerades arbetsgivare.

8. Vem behandlar personuppgifterna och vart kan de lämnas ut?

Hela vår personal kan behandla personuppgifterna. De som behandlar uppgifterna är i huvudsak personer som har hand om förfrågningar, sköter fakturering eller ansvarar för kundrelationer samt personer som ansvarar för planering och arrangemang av utbildningar eller evenemang. På medlemsportalen kan användaruppgifter också behandlas av KT:s kontaktperson i din organisation och av dennas ersättare eller av en annan företrädare för arbetsgivaren. 

Vi kan lägga ut behandlingen av personuppgifter till utomstående serviceproducenter i enlighet med och inom ramen för dataskyddslagstiftningen. Externa serviceproducenter får behandla personuppgifterna endast enligt de anvisningar och riktlinjer som Kommun- och välfärdsområdesarbetsgivarna KT definierat i ett särskilt datahanteringsavtal.  

Vi kan lämna ut personuppgifter på det sätt som behöriga myndigheter förutsätter och enligt gällande lagstiftning. Sådana myndigheter är till exempel skatte-, polis-, verkställighets- och tillsynsmyndigheter.  

Personuppgifter om personer som deltar i nätverksverksamhet kan visas för andra medlemmar i nätverket på medlemsportalens webbplats eller i en annan applikation som används för nätverksarbetet.

Personuppgifter kan lämnas ut för vetenskaplig eller historisk forskning. Uppgifterna är i regel i ett sådant format att det inte längre går att identifiera personen i fråga.

9. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter som finns informationssystemen kan i vissa situationer överföras till länder utanför EU eller EES. I samband med överföringen säkerställer vi att behandlingen av personuppgifterna sker med iakttagande av det skydd för personuppgifter som gäller inom EU/EES-området och de standardklausuler eller andra motsvarande arrangemang som EU har godkänt.

10. Hur skyddas personuppgifterna?

Endast de anställda, yrkesutövare eller samarbetspartner som har getts rättigheter har tillgång till personuppgifterna med sina personliga användarkoder och lösenord. Det finns olika nivåer av användarrättigheter och varje användare får tillräckliga rättigheter med tanke på skötseln av uppgiften.  

Datasystemen är skyddade genom adekvata tekniska åtgärder som inkluderar regelbundna uppdateringar av operativsystem och applikationer, krypterade förbindelser utåt och en säker webbmiljö.  

Registeruppgifterna finns vanligen inte i manuell form. Om ett delsampel tas ur registret som manuellt material, behandlas materialet i enlighet med den personuppgiftsansvarigas dataskyddspolicy och det säkerställs bland annat att materialet förstörs så snart som möjligt.

I samband med arkivering begränsas användningsrätten per sakområde vid behov till endast de anställda som för skötseln av sina arbetsuppgifter måste behandla personuppgifterna i fråga. Pappersarkivet förvaras i ett låst arkivutrymme som endast personer med särskild rättighet har tillträde till.

11. Den registrerades rättigheter avseende behandlingen av personuppgifter

Den registrerade har rätt att begära tillgång till personuppgifter som gäller honom eller henne själv samt rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifterna eller begränsning av behandlingen av personuppgifterna eller att invända mot behandlingen. Den registrerade har rätt att tacka nej till direktmarknadsföring eller eventuell profilering kopplad till den.

Om behandlingen av personuppgifter sker med stöd av den registrerades samtycke har den registrerade rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne, och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvariga, i ett allmänt använt och maskinläsbart format. Den registrerade har också rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Varje registrerad har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten eller tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade har sin hemvist eller sitt arbete, om den registrerade anser att hans eller hennes personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Om rätten att behandla personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.

Nödvändig information som angetts i denna dataskyddsbeskrivning ska ges den registrerade när personuppgifter samlas in hos den registrerade eller när personuppgifterna inte erhållits direkt från den registrerade.

Att ge personuppgifter är inte ett lagstadgat krav. Den registrerade är inte skyldig att ge personuppgifter, och att inte lämna sådana uppgifter medför inga påföljder. Tillhandahållandet av personuppgifter kan grunda sig på ett avtal eller ingåendet av ett avtal och kan därmed vara en förutsättning för köp av den registeransvarigas tjänster.

Om du vill utöva dina rättigheter eller få mer information om behandlingen av dina personuppgifter, kan du också kontakta den personuppgiftsansvariga genom att skicka e-post till tietosuojavastaava(at)kt.fi. Vi kan vid behov be den registrerade precisera sin förfrågan skriftligen, och den registrerades identitet kan behöva kontrolleras innan andra åtgärder inleds. Vi kan vägra att ge ut personuppgifter på de grunder som definieras i dataskyddslagstiftningen.

12. Mer om den registrerades rättigheter

Bestämmelser om den registrerades rättigheter finns i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016) och i den kompletterande nationella lagstiftningen. Dataombudsmannens byrå publicerar på sin webbplats information om den registrerades rättigheter och ger anvisningar för utövandet av rättigheterna.

13. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Vi uppdaterar denna dataskyddsbeskrivning vid behov. Ändringarna kan bero på ändringar i lagstiftningen. Vid stora ändringar meddelar vi om dem på vår webbplats eller genom att kontakta dig på något annat ändamålsenligt sätt.

Vi rekommenderar att du bekantar dig med innehållet i denna dataskyddsbeskrivning med jämna mellanrum för att få information om eventuella ändringar.