Henkilöstö mukaan kehittämään

”Konsti” on kunnanjohtaja Antero Aleniuksen ideoima kaksivuotinen hanke ”Hämeenkyrön tulevaisuus tehdään yhdessä”, johon saatiin rahoitus Tekesin Liideri-ohjelmasta. Kun Hämeenkyrön vuoden 2012 kate oli miinuksella, olisi helpoin ratkaisu ollut tyypilliseen tapaan leikata, lomauttaa ja lamauttaa. Siitä olisi kuitenkin seurannut työtehon laskua juuri silloin, kun palvelutarve päinvastoin kasvaa.

Kaivoon kannetun veden vaikutukset on todettu lyhytaikaisiksi monessa kunnassa: Ylhäältä sanellut muutokset toimivat jonkin aikaa, mutta pian palataan takaisin entisiin uomiin. Konsti-hankkeessa henkilöstö haluttiin sitouttaa sekä suunnitteluun että toteutukseen, jotta saataisiin aikaan pysyviä ja henkilöstön valmiiksi hyväksymiä muutoksia.

Konsti-hanke on ollut myös mahdollisuus sekä lisätä töiden mielekkyyttä ja joustavuutta että keventää kuluja. Kaikkiaan 700 hengen organisaatiossa löytyy paljon piilevää potentiaalia.

Toteutus on loppusuoralla

Vuoden 2013 huhtikuussa alkoi kolmivaiheisen hankkeen markkinointijakso. Kaikkien palvelualueiden kanssa pidettiin käynnistystilaisuudet. Koulutustilaisuuksissa innostettiin ja rohkaistiin työntekijöitä kantamaan kortensa kuntakekoon kehitysehdotuksina.

Tilaisuuksiin osallistui henkilöstöstä kaikkiaan 66 prosenttia. Kehitysesityksiä saatiin kokoon 80 kappaletta. Koulutustilaisuuksissa uudistuksia ideoitiin konsulttien vetämissä ryhmissä sekä itsenäisesti. Ideoitaan sai kertoa myös suoraan johdolle.

– Monelle kynnys lähestyä johtoa suoraan on kuitenkin korkea. Minua oli ehkä helpompi lähestyä, kunnassa pitkään työskennellyt henkilöstöpäällikkö Erkki Jortikka sanoo.

Joulukuusta 2013 elokuuhun 2014 kestäneessä sisäänajovaiheessa arvioitiin henkilöstöltä saatuja kehitysehdotuksia ja pyrittiin saattamaan niitä soveltuvilta osin toteutuskuntoon.

Uudistuksia jalkautetaan

Parhaillaan uudistuksia jalkautetaan käytännön työhön tuotteistamalla, ja niiden vaikutuksista saadaan koottua ensi käden tietoa kevään mittaan. Koko kolmivaiheinen hanke on nyt siis loppusuorallaan, ja raporttia päästään tutkailemaan kesäkuussa 2015.

Tekesin rahoitus mahdollistaa tarvittavan asiantuntijatuen hankkimisen uudistustyöhön. Parhaillaan 30 kunnan työntekijää suorittaa Tuotekehittäjän erikoisammattitutkintoa oppisopimuskoulutuksena työnsä ohessa. Tosin kehitettävänä on palvelutuote.

– Tämä on tavallaan Liideri-hankkeen jatkoa. Olemme nyt saaneet esityksiä ja meidän on myös pohdittava, miten saamme tämän kaiken eläväksi ja toimivaksi, ja mitä teemme niille esityksille, joita emme nyt voi hyödyntää, Jortikka sanoo.

Laaja tuotekehittäjäkoulutus voi myös olla yksi kiinnike, joka tuottaa pysyvämpää muutosvalmiutta kunnan organisaatioon samalla, kun se kohentaa johtamista.

Mikä kaikki muuttuu?

Hyvänä esimerkkinä toimii Kurjenmäki-koti (entinen vanhainkoti), jossa tilapäiset ja vakinaiset asukkaat hoidettiin ennen hajanaisesti neljällä osastolla. Johtaminen oli autoritääristä, henkilökunta kiersi osastoittain muutaman kuukauden välein oman jaksamisensa vuoksi, ja vaihtuvuus oli suurta. Omahoitajuus puuttui ja hoidon jatkuvuus kärsi. Yhteistyötä omaisten ja läheisten kanssa ei juuri ollut.

Vanhainkodin tiimityötä lähdettiin kehittämään hankkeen alussa koulutuksin, joissa henkilöstö oli mukana jo suunnittelussa. Kaikki saivat tiimityö- tai tiimivastaavakoulutuksen.

Tiimivastaavat kantavat nyt vastuuta arjen sujumisesta, eikä henkilökuntaa enää kierrätetä osastoilla. He voivat myös vaikuttaa enemmän oman työnsä suunnitteluun.

Tulevaisuudessa asioiden halutaan kehittyvän niin, että työvuorot vaihtuvat liukuvasti ja joustavuus lisääntyy, hoitajien valmiudet työstä selviämiseen parantuvat, työ on suunnitelmallisempaa ja omaiset saadaan mukaan palvelukodin asukkaiden elämään.

Tavoitteissa on myös muun muassa siirtyä sähköiseen kalenteriin ja sähköisiin ajanvarausjärjestelmiin, lisätä työaikojen ja -vuorojen vaihtelevuutta sekä sujuvoittaa kirjaamisia ja tilastointia.

Kotihoidon ja sosiaalipsykiatrisen hoidon työvuorojen suunnittelussa lähdetään enemmän asiakkaasta ja samalla tehostetaan vuorovaihdon tapoja. Myös yhteistyö kotihoidon ja sosiaalipsykiatrisen työn kesken vahvistuu ja osaamista jaetaan. Muunkin hoitotyön työaikoja ajatellaan uudelleen.

Tuloksena voi olla pysyviä muutoksia

Erkki Jortikka arvelee, että kunnan toimintoihin muutoin hitaasti muualta imeytyvät ilmiöt saattavat saada hankkeesta hyvää vauhtia.

– Jos tulokset olisivat esimerkiksi sitä luokkaa, että tähän asti ”kiveen hakatut” työaikakäsitykset laajenisivat ja tulisivat joustavammiksi, tai että kirjaamiskäytäntöjä saataisiin muutettua tehokkaammiksi, se olisi jo vallankumous!

Vaikka kehitysideoita saatiin kaikkiaan 80, ei kaikista niistä suinkaan voida odottaa konkreettista muutosta ja tulosta. Jortikan mukaan jo 20 toteutukseen asti etenevää uudistusta olisi vaikuttava tulos. Tällaisen hankkeen tuloksena saattaa lopulta olla myös, että muutosten teko yleensäkin helpottuu vastaisuudessa.

– Sen 30 vuoden aikana, jonka olen työskennellyt Hämeenkyrön kunnassa, on kuitenkin moni asia parantunut: professioiden siilot madaltuvat, samoin kuin palveluiden ja niiden tekijöiden ammatilliset raja-aidat, Erkki Jortikka huomauttaa.

Hämeenkyrössä tapahtunut syksyyn 2014 tultaessa

• Vuosikate koheni –0,4 miljoonasta eurosta +1,9 miljoonaan
• Tulos –2,3 miljoonasta eurosta +0,4 miljoonaan
• Toimintamenot kasvoivat vain 0,5 %
• Vakinainen henkilökunta väheni 591:stä 576:een

Hämeenkyrön kunta

Lievästi muuttovoittoinen pirkanmaalaiskunta: 10 000 asukasta, työllinen työvoima 4 000 henkilöä. Vauras historia, mutta kertynyttä investointivelkaa. Käyttömenot nyt noin 50 miljoonaa euroa ja investointisuunnitelmat noin 20 miljoonaa.