Voiko sairausloman merkitä työvuorotaulukkoon?

Tietosuojavaltuutettua (TSV) oli pyydetty tutkimaan, toteutuiko sairaanhoitopiirissä tietosuojalainsäädännön asettamat edellytykset työvuorosuunnittelussa, työvuorosuunnitelmien esilläpidossa ja toteutumayhteenvetojen tarkistuksessa.

Ennalta tiedossa olevat sairauspoissaolot tulostuivat isolla S-kirjaimella suunniteltavaan työvuoroluetteloon. Luettelon vahvistamisen jälkeen tietoon tulleet sairauspoissaolot merkittiin Z-kirjaimella. Työvuoroluettelot ovat henkilökunnan nähtävillä kansioissa tai ilmoitustaululla joko kanslia- tai taukotiloissa.

Jokaiselle työntekijälle toimitettiin erikseen myös henkilökohtainen työvuoroluettelo. Työaikajakson päättymisen jälkeen työntekijät kuittasivat koko työyksikön työvuoroluettelon toteumalistan, joka toimitettiin kanslia- tai taukotiloihin. Työvuoroluettelon toteuman aikana tapahtunut sairausloma merkittiin lopulliseen toteumalistaan koodilla Z.

Tietosuojavaltuutetun kannanotto

Kaikki työvuoroluettelot olivat työyksikköjen ilmoitustauluilla tai muualla koko henkilöstön nähtävillä, joten TSV:n mukaan S- tai Z-kirjain kertoi kaikille työyhteisössä oleville selkeästi henkilön poissaolon syyn.

Jo TSV:n aikaisemmassa kannanotossa 9.7.2006 katsottiin, että tieto sairaslomalla olemisesta ei yksinään ole henkilötietolain tarkoittama arkaluonteinen henkilötieto. Tieto työntekijän sairauspoissaolosta on kuitenkin henkilötietolain tarkoittama henkilötieto, jota yleensä käsitellään henkilöstöhallinnon tarkoituksissa. Henkilötietolaki velvoittaa rekisterinpitäjän määrittelemään sen, kenellä organisaatiossa on oikeus käsitellä työntekijöiden henkilötietoja.

Työnantajan velvollisuus suojata työntekijöidensä henkilötiedot merkitsee sitä, että sivulliset eivät saa tietoonsa tai pääse katsomaan kyseisiä tietoja. Sivullisia ovat työnantajaorganisaation ulkopuolisten tahojen ohella myös ne organisaation työntekijät, jotka eivät tarvitse näitä henkilötietoja työtehtävissään.

Tietoa työntekijän sairauslomalla olemisesta tarvitaan pääsääntöisesti organisaation henkilöstöhallinnon tehtävien hoidossa. Siten keskeistä on työnantajan arviointi sairauspoissaolotiedon käsittelyn tarpeellisuudesta työelämän tietosuojalain 3 §:n mukaisesti.

Arvioitavaksi tulee käytännössä se, kenellä eri esimiehistä tai henkilöstöhallintoa hoitavista on laissa tarkoitettu oikeutettu intressi saada kyseinen tieto. Kyseeseen voivat tulla esim. henkilöstöpäällikkö, esimiesasemassa olevat tai palkanlaskijat. Tiedonsaantioikeus tulee rajata 3 §:n tarpeellisuusvaatimusta noudattaen mahdollisimman suppeaksi.

Työnantajalla ei ole TSV:n mukaan yleistä oikeutta kertoa, muulla tavoin ilmaista tai luovuttaa työntekijää koskevaa sairauspoissaolotietoa, sen syytä tai työhön paluupäivää muille työntekijöille, vaikka tämä tieto olisikin organisaatiossa yleisesti hyvä tietää. TSV:n mukaan on suositeltavaa, että poissaolosta tiedotetaan esimerkiksi merkinnällä ”poissa”.

Jos yksittäistapauksessa voidaan perustella sairauspoissaolotiedon tarpeellisuus laissa tarkoitetulla tavalla, työnantaja saa sitä käsitellä, esimerkiksi kertoa kollegalle tämän työtoverin sairauspoissaolosta.

Tilannetta on arvioitava työelämän tietosuojalain 3 §:n tarpeellisuusvaatimus huomioon ottaen tapauskohtaisesti. Näin on meneteltävä myös silloin, kun harkitaan käyttöoikeuksien antamista henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin, joilla hoidetaan työpaikan sisäistä tiedottamista muun muassa työntekijöiden poissaoloista.

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 7.10.2013 (Dnro 175741/2013)